Как спланировать рабочий день так, чтобы успеть как можно больше и результат был максимальным? Этот вопрос чаще всего задают себе руководители, ведь их главная задача – обеспечить результат. И хотя у рядовых сотрудников тоже зачастую много работы, но они выполняют то, что им говорят. А вот руководитель мыслит иначе – он сам ставит перед собой задачи, и их всегда много, потому что он никогда бы не руководил своим департаментом, компанией, бизнесом, если бы был равнодушен к тому, что происходит вокруг. Поэтому многие руководители стараются провести важную встречу сами, проконтролировать выполнение поставленных задач сами, написать деловые письма сами и т. д., и т. п. Так и получается, что именно руководителям часто дня не хватает на решение даже самых важных задач.

В этой статье я расскажу, как руководителю спланировать свой день так, чтобы нагрузка была допустимой, чтобы не забыть в суматохе о себе и, наконец, чтобы радовали результаты даже самого обычного рабочего дня. А делается это просто.

Шаг 1. Для начала выпишите все, что вам нужно выполнить сегодня.

Пишите результатами – так короче, проще сконцентрироваться на задаче и нет ограничения в способах ее выполнения. Пишите не только рабочие задачи – планировать стоит все.

Шаг 2. Проставьте время выполнения каждой задачи.

Если знаете точно время встречи или звонка – пишите период, например 12:00– 14:00. Если задача не займет или не должна занять больше часа – пишите только время начала, например 11:00. Если же точное время неизвестно, подумайте и запишите, сколько его уйдет на каждую из задач, и так и запишите – 5 минут, 30 минут, 1 час и т. д.

Это очень полезная установка по трем причинам. Первая – вы осознанно ограничиваете временные рамки и постепенно научитесь тратить на задачу не больше, чем запланировали. Вторая – вы сможете правильно оценить временные затраты на разные задачи. Ведь нередко мы считаем наиболее времязатратной самую важную задачу, но это не всегда так. Например, даже самый важный звонок по телефону будет длиться от пяти до тридцати минут. И третья причина заключается в том, что если вы приблизительно прикинете необходимое вам время на выполнение всех выписанных задач, – я думаю, вас не очень удивит тот факт, что и двух-трех суток может не хватить, чтобы сделать все. Вообще мы часто себя обманываем, планируя в уме или на бумаге несметное количество задач, которые хотим выполнить за один день. Поэтому прямо сейчас честно признайтесь – все сделать невозможно. И начните осознанно отказываться от того, что не является главным, важным, приоритетным.

Шаг 3. Теперь расставьте приоритеты по принципу АВС:

А – задачи, которые очень важны, их нужно выполнить именно сегодня, и сделать это могу только я;
В – задачи, которые очень важны, их нужно выполнить именно сегодня, но сделать это может кто-то другой. Такие задачи делегируйте и сразу же рядом запишите имя ответственного за выполнение;
С – задача, которая может подождать (для нее желательно сразу подобрать время, когда вы будете ее выполнять в другой день), или же эта не ваша задача, или это задача, от которой вы вполне можете сразу отказаться.

Шаг 4. Из всех задач типа А выберите пять, максимум семь штук.

Выбирайте их по принципу: «Если я выполню эти пять задач, то все равно буду считать, что день прожит не зря, и я буду гордиться результатами». Здорово помогает не распыляться. Уж пять задач за день вы выполнить сможете, и если вы правильно определили приоритеты, то эти задачи дадут максимальный результат.

Очень полезно иметь с указанием времени в строчках – тогда те самые важные пять задач очень легко «нарисовать» обоюдоострыми стрелочками «графика Ганта», как показано на рисунке. Тогда вы увидите, не пересекаются ли у вас задачи и достаточно ли у вас времени, чтобы успеть сделать все запланированное.
Этот метод хорош еще тем, что позволяет выделить время на нередкие в работе руководителя форс-мажоры. У строителей даже есть поговорка: «Умножь бюджет на два, а сроки – на три, и получишь реальные цифры».

Шаг 5. Вам нужно закладывать время на непредвиденные обстоятельства между стрелочками задач «графика Ганта».

Так у вас появится свободное время перекусить, подумать, подготовиться, доделать, проконтролировать, доехать без опозданий и выполнить еще кучу мелких дел, которые не вошли в пять приоритетных задач типа А.

Перечисленные пять шагов планирования рабочего дня – это основа. Но к ней есть множество небольших секретов. На планирование нужно тратить не больше пятнадцати-двадцати минут каждое утро. А вечером обязательно подводить итоги, только не вычеркивать задачи, а ставить рядом с ними плюсы или галочки (это копилка ваших результатов, а не того, что осталось невыполненным). К слову, невыполненные задачи нужно или вычеркнуть, если они потеряли актуальность, или перенести на тот день, когда найдете для них время.

Если по какой-то причине что-то днем пошло не так – проведите оценку ситуации и честно ответьте себе на четыре вопроса:
– Что я хотел получить?
– Что я получил?
– Как я это получил?
– Что я теперь буду делать по-другому?

Сделайте выводы, чтобы больше не совершать подобных ошибок, и спокойно набирайтесь сил перед следующим рабочим днем.

Также вечером желательно «выгрузить» все ваши идеи по поводу завтрашнего дня в планировщик. Не оценивать время и приоритеты, а просто записать все, что пришло в голову. Это позволит не забыть важные моменты и даст возможность спокойно отдохнуть, а не мучиться бессонницей от того, что вы что-то можете забыть или вас что-то беспокоит – пусть за вас беспокоится и помнит планировщик.

Расчасовка страницы планировщика должна идти на двадцать четыре часа, а не на восемь или двенадцать, как в обычных органайзерах, – работа бывает разной (например, прямая связь с другим континентом может быть только ночью), и работа это не единственное, что требует вашего внимания каждый день. А значит, нужен , чтобы было удобнее работать с задачами, составлять графическое расписание и при этом оставалось достаточно места для записей. Но самое главное, пожалуй, даже не это. Все дело в том, что часто люди оценивают приоритетность задачи по принципу «что громче кричит», «горит», «беспокоит», «кажется» и т. п. А планирование может принести действительно серьезные результаты только в случае, когда вы знаете точно, какими должны быть эти результаты.

Поэтому запомните: планирование дня начинается с формирования списка необходимых результатов в долгосрочной перспективе будущего. Почему именно так?

Представьте себе, что вам жизненно важно попасть из пункта А в пункт Б. А теперь представьте, что в пути вам что-то мешает – препятствия, барьеры, отвлечения. Но с чем бы вы ни столкнулись в пути – вы все равно будете двигаться к цели. Что-то может задержать, что-то заставит изменить маршрут или найти новый способ передвижения. Важно то, что вы точно знаете, куда идете, и тогда никакие изменения не смогут сбить вас с намеченного пути.

Поэтому первое, что необходимо сделать каждому уважающему себя руководителю и тем более владельцу бизнеса, – это составить список результатов в перспективе не менее года, а лучше пяти и даже десяти лет. Это ваше видение развития департамента, компании, бизнеса. И это база для принятия ежедневных решений. А также это основа для того, чтобы видеть вокруг возможности. Если вы точно знаете, что хотите выйти на международный рынок, например, уже в следующем году, вы никогда не пройдете мимо удачно подвернувшейся встречи, предложения, партнерства. Если вы не знаете, чего хотите достичь, и не установили сроки достижения цели, – вы упустите такие возможности, просто проигнорировав их или не заметив. Поэтому начните со списка целей и определения хотя бы приблизительных сроков их достижения. Даже этого может быть достаточно для того, чтобы, составляя план рабочего дня, фокусироваться на результатах и правильно расставлять приоритеты. Еще хорошо включать в свои ежедневные планы задачи, которые напрямую будут влиять на достижение цели в будущем.

А чтобы упростить себе задачу, которое позволяет учесть разные направления жизни и работы, и привязать ваши цели и долгосрочные планы к ежедневному планированию. То есть сначала цели, потом, на их основе, – план на десять лет, из этого плана вынуть цели, которых нужно достичь в этом году, из плана одного года вынуть задачи месяца, из плана месяца – задачи дня.

И не забывайте, что каждому руководителю жизненно необходимо умение , при этом не теряя в качестве получаемых результатов. И тогда планирование дня станет для вас по-настоящему простым, удобным и практичным способом получать высокие результаты и удовольствие от работы.

Успехов вам!

Елена Александрова,
бизнес-тренер и директор компании BogushTime

Планирование рабочего времени не просто набор красивых слов, а система знаний, способная принести пользу как на индивидуальном уровне, так и в масштабах целого предприятия.

Вы узнаете:

• Что дает рациональное планирование рабочего времени на предприятии.
• Какие существуют методы планирования рабочего времени.
• Какие есть правила эффективного планирования рабочего времени.

Не секрет, что на эффективность работы организации не в последнюю очередь влияет отдача от ежедневного труда персонала по управлению. Отсутствие современных приемов и методов труда, отказ от совершенствования рабочего индивидуального стиля руководителем и его подчиненными приводят к тому, что трудности в налаживании работы такого коллектива становятся аксиомой.

Компоненты, определяющие, насколько руководитель готов к успешной деятельности, довольно просты. Это его навыки, умения, профессиональные знания и, конечно, личные качества. Тем не менее не стоит сбрасывать со счетов анализ причинно-следственных факторов, вызывающих проблемы и трудности, а также стремление к их преодолению и повышению качества своей работы. Здесь на помощь приходит рациональное использование руководителем рабочего времени, проще говоря, его планирование. Ведь оно призвано устранить дефекты ежедневного трудового процесса.

Эффективность планирования рабочего времени базируется на целях деятельности в зависимости от их длительности: краткосрочных и долгосрочных. Такая основа управления не требует дополнительных усилий, поскольку все обозначенные действия и мероприятия получили свои предельные сроки в ходе процесса организации.

У целей, поставленных руководителем, есть две функции: определять необходимые для их реализации действия и стимулировать их выполнение. Когда руководитель ставит перед собой четкое задание, его поступки обретают сознательность в его осуществлении. Целеполагание представляет собой некую движущую силу, заряжающую деятеля энергией вплоть до самого достижения результата.

Чтобы планирование баланса рабочего времени было максимально результативным, руководителю нужно прибегнуть к тактике «периодов планирования» (ими могут быть различные временные промежутки: год, месяц, неделя, день). Особенность состоит в индивидуальности каждого такого диапазона, что подразумевает создание отдельных планов, которые бы отражали соответствующий временной отрезок.

Таким образом, главным положительным акцентом правильного планирования свободного времени становится выигрыш самого времени. Руководитель обретет возможность эффективного и плодотворного достижения охарактеризованных рабочих целей, а времени затратит при этом как можно меньше. В организации индивидуальной работы роль планирования сложно переоценить: ведь оно помогает подготовиться к выполнению поставленных целей и структурировать время, отведенное для работы.

Как делегировать задачи, чтобы сберечь 25 % рабочего времени: чек-лист

Чтобы справиться с огромным потоком информации и развивать бизнес, важно распоряжаться временем рационально и не растрачивать силы на рутинные дела. Для этого нужно правильно делегировать задачи подчиненным и проконтролировать их выполнение.

Проверьте по чек-листу, который подготовила редакция журнала «Коммерческий директор», правильно ли вы распоряжаетесь рабочим временем или совершаете ошибки в делегировании задач и засиживаетесь на работе.

Методы планирования рабочего времени

Принцип Парето

Вильфред Парето (1848–1923) сформулировал принцип, согласно которому в рамках определенной группы объективная значимость некоторой малой части будет значительно выше ее относительного веса в этой группе. Парето в своей модели использовал формулу 80/20, которая стала применяться повсеместно.

• От 20 % проданных товаров можно получить 80 % прибыли.
• 80 % оставшихся товаров принесут только 20 % прибыли.
• 20 % ошибок провоцируют 80 % утрат.
• 80 % остальных ошибок провоцируют 20 % утрат.

Не обошли стороной этот принцип и любители планирования рабочего времени. Если спроецировать его на работу менеджера, то результат будет следующим: для достижения 80 % результатов нужно затратить только 20 % рабочего времени. Остальная же доля затраченного времени приносит всего 20 % от общего результата.

На языке трудового процесса это будет означать, что легкая и приятная работа, на которую тратится минимум сил, но приличное количество рабочего времени, не должна стоять в приоритете. Начинать деятельность необходимо с максимальным учетом важности каждой задачи. На первом месте планирования работы должны стоять жизненно важные вопросы.

Для полной имплементации принципа Парето в вопросах рационального планирования и учета рабочего времени нужно проанализировать все задачи на предмет процента их вклада в общий результат, а также распределить их по АВС-категориям.

АВС-планирование

В основе ABC-анализа лежит опыт, демонстрирующий, что доли дел большей и меньшей степени важности зачастую примерно одинаковые. Буквы А, В и С используются для распределения значимости задач относительно реализации целей на три класса. Этот принцип приглянулся многим менеджерам.

Вы также можете применять этот анализ в планировании использования своего рабочего времени. Главное - помнить, что распределять рабочее время нужно относительно важности задач, а не их трудоемкости и веса в общем плане деятельности.

АВС-анализ исходит из опыта, базирующегося на трех китах.

• Задачи категории А (наиболее важные) получают 15 % от общей массы задач менеджера. Несмотря на невысокий относительный вес в планировании, они вносят вклад в достижение целей в размере 65%.
• Задачи категории В (важные) составляют приблизительно 20 % от общего показателя задач, а их важность оценивается тоже в 20 %.
• Задачи категории С (как наименее важные): им отводится около 65 % от общей цифры, однако их важность мизерная - всего 15 % относительного веса.

Соответственно, при планировании рабочего времени АВС-анализ заостряет свое внимание на первоначальном выполнении задач из категории А, поскольку львиную долю эффективности конечной рабочей деятельности приносят именно они. Далее в порядке очереди стоят вопросы из группы В, вкладом которых в конечный результат тоже не стоит пренебрегать. И напоследок уже можно решать, что делать с оставшимися задачами категории С: вносить в планирование своего рабочего времени или делегировать.

Принцип Эйзенхауэра в планировании рабочего времени

Матрица Эйзенхауэра (приоритетов) заслужила широкое признание в качестве инструмента планирования личного и рабочего времени.

Она состоит из четырех полей (квадрантов), где каждому из них соответствует определенная категория задач. Категории строятся на основе двух принципов: важности и срочности. Их соотношение лучше всего продемонстрировано наглядно на рисунке ниже.

Квадранты заполняются только в том случае, если вносимые в них дела соответствуют определенному полю. Чтобы полностью понять принцип работы этой матрицы, нужно определиться с задачами, которые отвечают каждому квадранту. Стоит помнить, что матрица будет эффективна только для задач на протяжении дня или другого небольшого промежутка времени.

1. Квадрант 1: Важное и срочное

Сердцем матрицы Эйзенхауэра является именно первый квадрант, поскольку таит в себе главный секрет - его оставляют пустым. Это будет говорить о том, что человеку присущ навык эффективного планирования рабочего времени для достижения целей.

Наличие дел, претендующих на первый квадрант, свидетельствует о постоянных авралах в жизни и работе такого человека. Следовательно, человек не привык к распределению своих дел и обязанностей, а вместо этого оттягивает все, что может, до последнего момента. И, когда сроки поджимают, принимается за работу.

Разумеется, лучше всего предотвратить возможные ситуации, если обдумать все заранее. Ведь есть общеизвестный принцип, согласно которому устранять последствия всегда сложнее, чем предусмотреть все возможные неприятности. В случае, если такие дела могут быть выполнены другими людьми, их стоить передать.

1. Квадрант 2: Важное и неcрочное

В планировании своего рабочего времени Эйзенхауэр определял наиболее важными делами задачи из второго квадранта. Если исполнитель последовательно выполняет своевременно помещенную в данный квадрант задачу, то он может себе позволить потратить на нее столько времени, сколько будет необходимо. Его не будут преследовать суета, спешка и различные негативные последствия. Это очень похоже на прием у врача: как профилактический осмотр офтальмолога предотвратит более серьезные проблемы со зрением, так и правильно выбранное время для работы над отчетом позволит избежать срочных ночных переработок.

Планирование и учет рабочего времени в рамках второго квадранта составляют так, чтобы достичь личных целей работника.

И хотя над трудящимися не висит дамоклов меч в виде срочности работы, что позволяет сосредоточиться на качестве труда, не стоит забывать, что сроки все равно есть, и за ними нужно следить, поскольку неудача с выполнением задачи второго квадранта автоматически переносит ее в первый. А этот исход чреват последствиями для планирования личного времени.

1. Квадрант 3: Срочное и неважное

Тип дел, соответствующий третьему квадранту, не позволяет сконцентрировать внимание на более важных делах из-за своей срочности. И такие дела легко спутать с делами из первого квадранта. Однако стоит провести границу между срочным и важным, поскольку эти понятия не синонимичны. Есть простой способ такого определения: необходимо задать себе вопрос, приближает ли та или иная задача к выполнению заданной цели. Обычно дела из третьего квадранта получают отрицательный ответ.

Чаще всего в этот квадрант вносят бытовые вопросы: химчистка одежды в конце сезона, помощь соседям в срочном деле, не важные встречи и переговоры. Есть и другой пример - ремонт компьютера, но здесь стоит быть предельно внимательным: если эта техника нужна для работы, то ее ремонт станет задачей первостепенной важности (то есть первого квадранта), а если используется только для развлечения, то самое место этой проблеме в третьем квадранте.

Дела данного квадранта не только не вписываются в планирование рабочего времени, но даже отвлекают от главных целей и отбирают ценное время. Лучше всего не уделять им внимание, если есть такая возможность. Как же определить важность задачи для себя? Очень просто. Следует задать себе вопрос: «Что случится, если я этого не выполню?»

1. Квадрант 4: Неважное и несрочное

К данной категории причисляют дела нашего быта, не имеющие никакого отношения к работе: социальные сети, форумы, серфинг в интернете, компьютерные игры, просмотр сериалов. Да, такая деятельность определенно приятная, но она не является обязательной.

В целом эта активность значительно снижает продуктивность рабочего дня, Эйзенхауэр называл дела из этой категории «пожирателями личного времени».

Взять, например, сериал длительностью в 200 часов - в перерасчете получится целая неделя убитого времени, которое можно было реализовать с куда большей пользой.

Поэтому необходимо выявить своих личных пожирателей и стремиться к жесткому контролю над ними путем планирования не только рабочего, но и личного времени.

Есть в этом квадранте и рутинные дела, для многих не столь приятные: скажем, мытье посуды, уборка, приготовление пищи. Здесь тоже стоит искать компромисс с теми людьми, с которыми проживаешь в одном доме, для планирования равномерной нагрузки.

Здоровый пофигизм: инструкция для тех, кто не верит в тайм-менеджмент

Инструкция, которую подготовила редакция журнала «Коммерческий директор», расскажет, как найти гармонию в жизни даже в безвыходных ситуациях, объяснит, от каких установок, навязанных обществом и СМИ, нужно срочно избавиться, и подскажет, что делать, если вам не хватает и суток, чтобы справиться с работой.

Таблица планирования рабочего времени

Приведем простой пример в форме таблицы.

Данный пример наглядно демонстрирует принцип построения рабочих планов. При необходимости таблицы могут быть большей глубины, с расширенным пространством для примечаний. Не важно, какая программа будет применена для реализации, скажем, индивидуального планирования рабочего времени руководителя/специалиста. Таблица - средство универсальное, ее можно нарисовать даже на простой бумаге. Что действительно важно - уметь адаптировать ее под себя, свои задачи и цели, и определить, для каких временных интервалов она будет использоваться: по дням, неделям, месяцам.

Как происходит планирование фонда рабочего времени

Начальный этап планирования заключается в анализе исходных параметров системы - наличия активности по улучшению фонда рабочего времени (ФРВ) и ее направлений. Далее следует ответ на вопросы: на ком лежит ответственность за данную активность (специалистах, службах) и ее планирование? Насколько учитывается рабочее время? Осуществляется ли наблюдение за расходованием рабочего времени? Раскрываются ли резервы ФРВ? Проводятся ли мероприятия, направленные на уменьшение потерь рабочего времени на этапе планирования? Какие методы для этого используются?

Следующий этап - анализ применения ФРВ. В его рамках изучают динамику выработки рабочих (с привязкой ко времени - часовая, дневная, годовая) и выявляют воздействующие на нее факторы; анализируют состояние ФРВ и определяют незадействованные возможности для снижения отдельных видов неявок; прорабатывают данные наблюдений по эксплуатации фонда рабочего времени и др. Подробнее о методиках анализа использования фонда рабочего времени можно узнать из учебной и методической литературы.

Информационную базу осуществления анализа ФРВ составляют данные статистического и табельного учета рабочего времени; сводка первичного учета (листок о простое, сверхурочной занятости, об устранении брака); самофотографии и фотографии рабочего времени; данные опросов и анкет.

В ходе анализа исследуется применение всего ФРВ и его составных частей - целодневного и внутрисменного фондов в рамках различных уровней предприятия (структурных подразделений, предприятия в целом, профессий и групп). Такой подход дает возможность обнаружить «узкие места», которым следует уделить внимание в первую очередь. Результат анализа - оценка резервов усовершенствования применения ФРВ и соответственно повышение эффективности планирования рабочего времени.

Полученные результаты употребляются для планирования полезного фонда рабочего времени. Данное мероприятие включает в себя подготовку планового бюджета баланса, сравнение его составляющих с нормами предприятия, а также экономию рабочего времени на непроизводительные затраты. Методы распределения баланса рабочего времени получили достойное освещение в учебных материалах и пособиях.

Планирование и анализ рабочего времени обрели специфические черты в условиях рыночной экономики. Например, административные отпуска принудительного характера являются выгодными для предприятия с точки зрения его расходов. Неполное рабочее время утратило свой статус резерва.

В планировании ФРВ актуальным становится дифференцированный подход для постоянных сотрудников с полной ставкой, временных работников; в режимах частичной занятости.

С целью наиболее эффективной организации и планирования рабочего времени на предприятии проводятся специальные мероприятия: социально-экономические, организационно-технические и лечебно-профилактические. Они отражаются в различных организационно-технических планах, планировании усовершенствования условий труда и др. Вовлечение внешних участников нужно обсудить с органами местной власти и только потом вносить их в планирование деятельности. Любое мероприятие должно быть ресурсообеспеченным.

Как правильно осуществить планирование рабочего времени

Правило 1. Вставать в одно и то же время

Эта начальная стадия любого планирования очень дисциплинирует и способствует приливу сил.

Правило 2. Позитивное настроение в начале дня

Работайте над своим настроением каждое утро, ведь оно сильно влияет на решение поставленных задач для достижения целей. Для этого можно задать себе три вопроса:

• Каким образом «сегодня» приблизит меня к успеху?
• Что следует сделать мне, чтобы сегодняшний день подарил как можно больше радости?
• Что стоит сделать в этот день, чтобы поддержать свое здоровье?

Ответ на эти вопросы и создание позитивной мотивации зачастую не превышают двух минут. Дайте их себе перед началом выполнения стандартной утренней деятельности.

Правило 3. Правильное начало дня

Залог гармоничного утра - крепкий ночной сон и хороший завтрак. Но многие ими жертвуют, отговариваясь недостатком времени. Однако обе миссии требуют всего лишь расстановки приоритетов на этапе планирования суточного режима - в сущности, нужно просто распределить свое время таким образом, чтобы пораньше лечь спать.

Правило 4. Учитывайте такие факторы, как усталость, при планировании рабочего дня

Многие ощущают, что их трудовая производительность весь день меняется, как синусоида. Это не зависит от суточных биоритмов - от того, «жаворонок» вы или «сова». Стоит выяснить свои личные периоды подъема активности и разместить в планировании деятельности самые важные дела на этот суточный интервал. Ежедневному рутинному труду, не имеющему особой важности, лучше уделить послеобеденное время.

Правило 5. Делайте перерывы вовремя

Одним из основных правил планирования рабочего времени считается небольшой отдых, поскольку он дает возможность организму восстановить силы и вернуть внимание для работы. Обязательно делайте кратковременные перерывы в работе, длительность и частоту устанавливайте сами. Помните о регулярности.

Правило 6. Доводите начатое до конца

Старайтесь не прыгать в работе и доводите начатое дело до логического завершения. Не отвлекайтесь на более мелкие дела, ведь они крадут рабочее время. Помните, что, возвращаясь каждый раз к уже начатому делу, придется повторять старые действия, а это скажется на балансе планирования личной активности.

Правило 7. Находите полезное применение свободному времени

Стремитесь заполнять все неучтенные промежутки в своем расписании (ожидание в очереди, неинформативное совещание) полезной деятельностью. Ее сущность определяйте сами, задав себе вопрос: «Чем я могу заполнить эти минуты, чтобы получить максимальную пользу?»

Правило 8. Придерживайтесь принципа 70/30

Заносить в ежедневник нужно только 70 % своего рабочего времени. В противном случае, даже расписав свой рабочий день на 100 %, вы не получите гарантий, что все задачи будут выполнены, даже больше: многие действия не совпадут с расписанием. Цель планирования рабочего времени по этому принципу - сохранение нервной системы от перегрузок, предотвращение ощущения себя машиной и заточения в жесткие рамки.

Правило 9. Вечером составляйте план дел на завтра

Планирование дел на завтрашний день совершайте в конце дня сегодняшнего и делайте его в форме письменного списка - так точно не ничего не упустите. Лучше установить важность дел заранее и распределить по колонкам. Это даст возможность сосредоточить внимание на необходимых задачах, а менее значимые можно будет и подвинуть в случае возникновения форс-мажора.

Правило 10. Находите в каждом часе время для отдыха

Непреложное правило для каждого. Чем чаще вы сможете находить время для отдыха, тем продуктивнее будете потом работать. В этот период можно навести порядок на рабочем месте, в доме, помыть посуду, почитать журнал или книгу, прогуляться на свежем воздухе, помочь окружающим. Если вы не можете делать это стихийно, подвергните и эти действия планированию.

Правило 11. Реалистично подходите к своим возможностям

Не заваливайте себя огромным объемом работы, считая, что вам любые горы по плечу. Подойдите трезво к оценке собственных сил и возьмите лучше то, с чем гарантированно справитесь за день/неделю/месяц, такое планирование рабочего времени будет более эффективным.

Правило 12. Воспользовавшись предметом, возвращайте его на место

Такой подход к предметам на столе и в кабинете помогает сэкономить время в дальнейшем. Возьмите за правило, попользовавшись вещью, вернуть ее туда, где взяли. Установите определенные места для разных типов вещей - папку для бумаг, пенал для карандашей, ящик стола или коробку для чеков.

Правило 13. Ведите активный и здоровый образ жизни

Казалось бы, зачем нужны работнику офиса спорт, йога, фитнес, правильное питание, гимнастика? Затем, что здоровое тело и хорошее самочувствие лучше всего настраивают на позитивную энергетику и готовность к высокопродуктивной рабочей активности, особенно после ее качественного планирования.

Правило 14. Занимайтесь тем, что приносит вам удовольствие

Лучший способ самоорганизации в планировании и осуществлении профессиональной деятельности - испытывать чувство удовлетворения и любви к своей работе. Преимущество его в том, что мотивацию не приходится вытягивать клещами, она приходит сама и в большом объеме.

Планирование и организация рабочего времени руководителя

Совет 1. Пересматривать планы на день

Для этого можно воспользоваться АВС-анализом или матрицей Эйзенхауэра. Даже десятиминутная подготовка к рабочему дню может сэкономить до двух часов в сутки. Используйте их с толком.

Совет 2. Формирование блоков схожих дел

Постоянно отвлекающемуся человеку нужно значительно больше времени на работу, чем собранному и увлеченному. Это происходит из-за необходимости очередного «разбега» и «погружения», то есть возвращения к трудовой активности. Сэкономить рабочее время помогут блоки однотипных заданий: их легче зафиксировать на этапе планирования деятельности.

Совет 3. Выделяйте себе личное время на работе

Нередко от прямых обязанностей отвлекают визитеры, подчиненные или клиенты по телефону. Все они создают сильные помехи при выполнении действительно важных задач, нарушают баланс рабочего времени. В связи с этим нельзя быть доступным для всех и каждого на протяжении всего трудового дня - как в своем кабинете, так и в телефонном режиме. В процессе планирования рабочего времени мастера своего дела организовывают для себя промежутки, когда никто не будет их беспокоить. Вы тоже можете воспользоваться их средствами, например установить часы приема посетителей, воспользоваться автоответчиком.

Совет 4. Отводите ограниченное время на каждую рабочую задачу

Длительность выполнения определенного вида работы находится в прямой зависимости от имеющегося в распоряжении времени. Планированию подлежит даже самое мелкое задание: учитесь уделять задаче ровно столько времени, сколько понадобится на ее выполнение. Например, деловые переговоры не стоит затягивать, нужно максимально обсуждать все интересующие вопросы, но не более часа. Сделать это можно с помощью жестких временных рамок и регламента. Руководствуйтесь простым правилом: «Время - деньги», цените и экономьте их.

Совет 5. Используйте делегирование

Ни один уважающий свое время деятель не должен выполнять все задачи самостоятельно. Этот подход уже описывался в принципах и правилах планирования рабочего времени: все, что можно передать на выполнение другим лицам (65% задач, пожирающих время и силы, но не приносящих весомого результата), должно быть им делегировано. Это касается не только помощи сотрудников, но и использования помощи сторонних агентств, организаций, консультационных фирм.

Совет 6. Дробите крупные задачи на составляющие

Люди склонны увиливать от крупных или объемных задач, всячески затягивать их выполнение, потому что результат кажется им чересчур далеким. Этот факт свидетельствует о слабых навыках планирования личного времени, но его можно обойти. Дела, дающие максимально быстрый результат, нравятся практически всем. Это подметил еще Альберт Эйнштейн на примере рубки дров. То же самое можно сделать и с долгосрочными целями и большими проектами: разделить их на небольшие задания, заняться их планированием, а затем методично выполнять в течение определенного периода времени (к примеру, по два часа в день). Спустя, скажем, неделю появятся первые результаты - будет достигнута цель первой части проекта (согласно планированию), это придаст сил и мотивации продолжать работу в этом направлении.

Совет 7. Определяйте себе личные сроки для приоритетных дел

Когда вы заранее знаете, какие именно дела будут приоритетными для текущего месяца, их можно отметить в рабочем календаре и воспринимать в личном планировании дел наравне с теми же переговорами/ совещаниями. Таким образом, когда возникнет необходимость внести на эту дату другое мероприятие или действие, она уже будет «забронирована», что лишний раз напомнит вам об объективной значимости поставленной задачи. Этот совет занимает особую ценность в вопросе планирования рабочей деятельности.

Совет 8. Правильно организуйте рабочее место

В первую очередь это касается порядка на рабочем столе. На нем надлежит оставлять только те документы, без которых невозможно обойтись в выполнении задач категории А. У этого действия есть психологическая подоплека: порядок на столе помогает порядку в мыслях, а лишние бумаги отнимают время.

Совет 9. Старайтесь, чтобы другие не навешивали на вас дополнительные обязанности

Часто руководители интересуются и занимаются все новыми делами, расширяя сферы своей компетенции. Придя из личного интереса на переговоры, которые сотрудник обычно не посещает, он может попасть в рабочие группы или получить дополнительные задания, которые не внесены в его план и в итоге станут бременем для основной работы и ее планирования. Лучше всего перепроверять все свои действия на предмет их нужности в рамках должности, тем самым повышая свои навыки планирования рабочего времени.

Совет 10. Оценивайте, насколько действительно важны и неотложны дела, в которые вас внезапно хотят вовлечь

Форс-мажоры и другие неотложные дела - обычное явление для любой фирмы или предприятия, даже если они стремятся действовать в рамках строгого планирования. Для их решения мобилизуют все доступные ресурсы. Если вы согласитесь помочь в сложившейся ситуации, помните, что это отнимет время от текущих важных задач в вашем графике, поэтому всегда взвешивайте, стоит ли им жертвовать.

Совет 11. Не действуйте в результате порыва - принимайте только взвешенные решения

Иногда определенные решения принимаются в результате импульса, неконтролируемого порыва. Но это провоцирует отклонения в графике и помехи эффективному планированию рабочего времени для достижения цели. Если вы ощутили сиюминутное стремление что-то сделать (например, позвонить), тщательно обдумайте и взвесьте, действительно ли стоит осуществить задуманное.

Совет 12. Правильно устанавливайте приоритеты в делах

В большом потоке дел - конференций, совещаний, звонков, текстов - бывает очень сложно ориентироваться, и, когда вы беретесь за все сразу или хватаете по частям с разных концов, в итоге успеваете очень мало. Здесь полезно вспомнить такой способ планирования времени, как матрица приоритетов, и начинать деятельность с выполнения четко поставленных и однозначно значимых задач, постепенно продвигаясь к менее важным.

Планирование рабочего времени секретаря руководителя

Основная обязанность и цель планирования индивидуального рабочего времени секретаря - максимально разгрузить начальника и помочь тому распределить свое время. На нем лежит задача повышения эффективности использования всех возможных часов и минут для трудовой активности. А это значит, что задания и планирование деятельности руководителя и секретаря взаимозависимы.

В первую очередь секретарь помогает в организационных, подготовительных и управленческих видах работы, освобождает начальнику пространство для творчества. С этой целью помощнику необходимо знать режим дня вышестоящего звена, график его задач на все возможные периоды - день/месяц/квартал. Эффективное планирование рабочего времени секретаря зависит от графика его непосредственного руководителя, поскольку он занимается подготовкой всех встреч, переговоров и других дел (приемом визитеров, оформлением документов), которые есть в графике начальника. Ключевую роль в планировании играет иерархия задач по их ценности и важности.

Кроме этого, в обязанности секретаря включена и другая работа, не зависящая от режима дня начальства (и отраженная в планировании трудовой активности): это проверка почты и ответ на корреспонденцию, документооборот, контрольная картотека и т.п. Навыки планирования рабочего времени помощника должны быть на высоте. Начальными пунктами его расписания всегда выступают повторяющиеся действия, например:

• подготовить рабочее место руководителя;
• привести в порядок собственное рабочее место;
• обработать все виды входящих писем;
• просмотреть контрольную картотеку;
• предоставить начальству сводку о состоянии дел и уточнить расписание на текущий день.

Рассмотрим простой пример планирования рабочего времени в привязке к графику руководителя. Программа действий секретаря обретет примерно такой вид. Когда в планах начальника стоит совещание в 11:00, значит в плане помощника на 10:30 будет отмечена его организация со всеми вытекающими действиями: напоминание, ксерокопирование материалов, уборка конференц-зала, протоколирование. Если в 14:00 руководитель запланировал переговоры вне офиса, то в графике секретаря будут пункты о вызове автомобиля, сборе документов. Также в списке работ указывается, с кем и в какое время нужно соединить начальника для телефонного разговора, какую документацию необходимо исправить, а какую заполнить с нуля, и т. п.

Оптимальный вариант - определить совместно с начальником постоянный временной интервал для ежедневных действий: подписания документации, приема посетителей. Это наладит работу и поможет планированию рабочего времени и специалиста, и его помощника. При разработке рабочего графика также нужно оставлять приличный резерв на случай внезапных срочных и важных поручений, телефонных звонков и других экстренных ситуаций.

Конец рабочего дня секретарь посвящает отправке исходящей корреспонденции, а также выполняет планирование мероприятий на завтра.

Когда трудовой день закончен, а руководитель задерживается в офисе, помощник может уйти домой только в том случае, если между ними будет соответствующая договоренность и он снабдит начальника всеми необходимыми данными.

Перед тем как покинуть помещение, секретарь убирает все документы, закрывает шкафы, сейфы, выключает электронное оборудование (это не касается телефона, модема, факса), приводит в порядок рабочее место.

Планирование рабочего времени менеджера

Сущность планирования - подготовка к осуществлению целей и регламентация рабочего времени. Принципы планирования рабочего времени менеджера особо не отличаются от общих принципов регулирования трудовой деятельности. Рациональное применение своих временных ресурсов предполагает понимание своих функций, целей, задач и временного бюджета.

В процессе организации рабочего времени специалиста используются широко известные методики планирования. Менеджеру нужно руководствоваться такими правилами:

• 60 % дневного рабочего плана отводится на плановые работы;
• 20 % времени - на непредвиденные действия;
• последние 20 % лучше оставить на спонтанно возникающие задачи.

«Плоские» организационные структуры используются на небольших предприятиях для решения сложных задач в условиях существенной неопределенности. Для таких подразделений характерны следующие недостатки: чрезмерная загруженность менеджеров, сложность в контролировании действий большого количества людей, а также трудности, связанные с координацией работы подразделений.

Потраченное время (особенно если оно не отмечено на этапе планирования) должно быть зафиксировано с обязательным указанием, на что и каким образом оно было использовано. Это способствует тому, что, получив полную картину затрат своего рабочего времени, менеджер сможет эффективнее организовать его планирование в будущем; с целью разработки качественного плана задачи будут поделены на кратко-, средне- и долгосрочные.

Регулярность, системность и последовательность должны позиционироваться в качестве основных принципов планирования. Необходимо следовать одному из важных принципов планирования деятельности - реальности целей: брать на себя столько обязанностей, сколько будет по силам выполнить.

В основе рационального расхода рабочего времени менеджера лежит его перспективный план. Это многолетняя система, с учетом которой создаются годовые и квартальные планы. Последние могут быть скоординированы с годовым и быть поделенными на месячные. Ежедневный и недельный планы полностью им соответствуют и при этом наиболее точно отражают использование рабочего времени менеджера. Планирование рабочей деятельности на уровне одного дня - важная ступень в общем планировании рабочей деятельности менеджера, оно подлежит постоянному контролю и корректировке в зависимости от обстановки.

Рассмотрим конкретный пример индивидуального планирования рабочего времени руководителя фирмы по выращиванию и продаже саженцев ОАО «Акцепт». Перечень работ, которые намечены руководителем к исполнению на ближайшие два-три дня текущей рабочей недели представлены в таблице 2.

Необходимо составить план рабочего дня продолжительностью 8 часов.

Таблица 2 - Перечень работ, планируемых к выполнению

• 2 -- средняя приоритетность выполнения работ

Чтобы правильно выполнить свои функции, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего дня представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

При разработке плана конкретного временного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени.

• -Правило основного соотношения (правило 60: 40).
• -Анализ ранее выполненных работ и расхода времени.
• -Регулярность и системность планирования.
• -Реалистичность планирования.
• -Письменная форма формируемого плана.
• -Перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли свою актуальность.
• -Установление временных норм и сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия.
• -Установление приоритетов (степени важности) для каждой из работ, включенной в план.
• -Делегирование (перепоручение) работ. В плане должны найти отражение и работы, которые делегируются руководителем для исполнения другим сотрудникам.

Важнейшим форматом планирования для руководителя является рабочий день.

Планирование рабочего дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени и не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть использовано применительно к прочим периодам планирования.

Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости.

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий:

Составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Данный перечень должен быть составлен с распределением работ по приоритетности их выполнения.

Определение планируемой продолжительности каждой из на меченных к выполнению работ и общего времени работы.

3. Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60:40.

Принятие решений по делегированию работ, намеченных к выполнению.

Контроль и перенос несделанного. Контроль за выполнением заданий и использованием времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Контроль за ходом выполнения плана позволяет руководителю получить необходимую ин формацию для проведения анализа и определения путей совершенствования своей работы.

• 1. На первом этапе, используя представленные исходные данные, следует составить полный перечень работ, расположив их в порядке убывания приоритетности выполнения.
• 1 -- максимальная приоритетность выполнения работ;
• 3 -- минимальная приоритетность выполнения работ.
• 2. С учетом планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ определяем суммарное время.

Используя данные графы 3 таблицы 1, получаем, что оно составляет 535 минут.

Продолжительность рабочего дня:8 ч * 60 мин = 480 мин.

3. Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60/40.

При составлении плана дня рекомендуется придерживаться основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% рабочего времени, а оставшиеся 40% должны быть оставлены в качестве резервного времени. Таким образом, от общей продолжительности рабочего дня (480 мин) необходимо взять 60%, то есть то время, на которое буд...

Неофициальные приемы лучше проводить в «зоне отдыха». Удобно расположившись на диване или в кресле, руководителю и собеседнику будет легче раскрепоститься и хорошо наладить межличностный контакт. Посетитель, пришедший с личной беседой к руководителю, будет чувствовать себя гораздо более уверенно в такой обстановке, чем в официальной. Для того, чтобы ограничить время, затрачиваемое на беседу (а значит сэкономить время руководителя), необходимо, как уже отмечалось ранее, сообщить посетителю допустимую продолжительность беседы. Если собеседник не прекращает разговора, то тактично сказать ему, что время разговора вышло. В заключение необходимо отметить, что для оптимального ведения беседы руководитель должен:

• - уметь активно слушать. То есть в процессе рассказа собеседника не просто слушать молча, а показывать, что вы следите заходом мысли.
• - уметь понять собеседника. Причем «понять не значит принять». Если руководитель может правильно понять собеседника, то это поможет ему принять правильное решение;
• - уметь направить разговор в нужное русло;
• - стараться говорить на уровне собеседника и др.

Посещение рабочих мест.

Посещение рабочих мест позволяет наладить с коллективом хорошие отношения, быть в курсе дел на предприятии (в организации). Также при посещении рабочих мест рабочие (служащие) могут высказать руководителю свои пожелания или возможные варианты решения проблем. При подготовке к посещению руководитель должен собрать необходимый материал по тому или иному цеху, подразделению, отделу чтобы быть в курсе дел происходящих в них. Для хорошего контакта с работниками необходимо учитывать психологические моменты. В частности в цех, подразделение, отдел лучше идти одетым соответствующим образом. При встрече с работниками необходимо поощрять их стремление высказаться по актуальным проблемам. Чтобы не забыть внесенные предложения их лучше кратко записывать и после анализа внедрять, не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения. Для посещения рабочих мест лучше выбирать время ближе к концу рабочего дня, когда производительность низкая и отвлечение работников не нанесет большого вреда. Важно отметить также, что необходимо встречаться с работниками не только в рабочее время, но и в не рабочее. На таких встречах можно обсудить общее положение дел на предприятии (организации), послушать выступления работников.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Введение

1. Теоретическая часть

1.1 Рабочее время и его структура

1.2 Анализ затрат рабочего времени

1.3 Планирование рабочего времени руководителя

1.4 Организация рабочего дня руководителя

1.5 Рабочее место руководителя

1.6 Улучшение условий и режима работы

1.7 Ортобиоз

2. Практическая часть

2.1 Признаки слабого руководителя в связи с недостатками в

организации труда

2.2 Закон Парето и принцип Эйзенхауэра в технике личной работы

руководителя

2.3 Метод "Пяти пальцев" в организации самоконтроля руководителя

2.4 Проблемы при реализации ортобиоза на уровне руководства

2.5 Программа самосовершенствования и развития

3.2 Выводы о системе практических действий руководителя по организации самоменеджмента и пути их совершенствования

Библиография

Приложение

Введение

Искусство управлять другими людьми - это менеджмент.

Искусство управлять собой, своим временем, руководить течением своей жизни, развиваться и совершенствоваться получило название самоменеджмент.

Нельзя стать хорошим руководителем и грамотно управлять другими людьми, не научившись прежде управлять самим собой.

Постоянный дефицит времени при возрастающей интенсивности труда - явление, характерное для большинства руководителей во всем мире. И перед каждой экономически развитой страной сегодня стоит вопрос: как научиться экономить время тех, кто реализует функции управления.

Как показывают многочисленные исследования, руководители из-за нехватки времени увеличивают свой рабочий день. В итоге им не остается времени и сил на повышение своей квалификации, рост культуры, отдых и сохранение здоровья, семью, личностное развитие. Следует иметь в виду, что нехватка времени - не причина, а следствие плохой самоорганизации руководителя.

Если руководитель постоянно занят "горящими делами", поддается стихийному ходу событий, не управляет собственным временем а зависит от обстоятельств, то со временем он теряет способность отличать главное от второстепенного, выделять из множества конкретных ситуаций важные проблемы.

Каждому человеку вообще и в особенности руководителю, в первую очередь, необходимо уметь превратить ситуацию, для которой типична неупорядоченность действий, обусловленная внешними обстоятельствами, в ситуацию целенаправленных и выполнимых задач. Даже тогда, когда на вас со всех сторон сваливаются разные задания и работа прямо-таки захлестывает, можно благодаря последовательному планированию времени и использованию методов научной организации труда лучше осуществлять свою деятельность, каждый день выделяя резерв времени (в том числе и для досуга) для действительно руководящих функций.

К сожалению, в России с давних времён сложилось представление о руководителе, как о человеке с минимальным количеством свободного времени, и чем меньше времени имел руководитель, тем более значительной персоной он казался. Но на самом деле это лишь говорит о низком уровне самоменеджмента, который представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.

Время - необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. Человек не может изменить время, но он в состоянии управлять тем временем, что имеется. Так как время очень ограниченный ресурс, а темп жизни с каждым годом увеличивается, то искусство самоменеджмента становится всё более актуальным.

Целями данной курсовой работы являются: привитие навыков самостоятельной творческой работы, систематизация и углубление знаний по теме, формировать умение использовать нормативную, справочную и правовую литературу. Помимо этого ставятся задачи по овладению искусством самоменеджмента, что позволит выполнять работу с меньшими затратами времени, улучшить организацию труда; уменьшить спешку и снизить стресс; получать больше удовлетворения от работы; активизировать мотивацию труда; повышать квалификацию; снизить загруженность работой; сократить ошибки при выполнении своих функций; достигнуть профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем. Для этого в курсовой работе рассматривается рабочее время и его структура, производится анализ использования рабочего времени, выявляются различные варианты и методы планирования времени и организации рабочего дня, недели; приводятся рекомендации по улучшению условий и режима работы, организации времени; рассматриваются вопросы по реализации ортобиоза как неотъемлемой составляющей трудовой и личной жизни; анализируются различные тесты для выявления сильных и слабых сторон личности; предлагается программа самосовершенствования и развития.

1. Теоретическая часть

1.1 Рабочее время и его структура

Труд - это любые умственные и физические усилия, прилагаемые людьми в процессе хозяйственной деятельности. Время, в учение которого человек трудится, называется рабочим днём, или рабочим временем.

Продолжительность рабочего времени величина изменчивая, но и она имеет определенные границы. Его максимальная продолжительность определяемся двумя факторами: во-первых, человек не может работать двадцать четыре часа в сутки, поскольку ему необходимо время для сна, отдых, принятия пищи, то есть на восстановление способности трудиться. Во-вторых, граница рабочего времени определяется требованиями морального и социального характера, ведь человеку необходимо не только физическое восстановление сил, но и удовлетворение каких-то духовных потребностей.

В зависимости от назначения рабочее время делится на время работы и время перерывов. Под временем работы понимается часть рабочего дня, в течение которой производиться выполняемая работа. Под временем перерывов понимается часть рабочего дня, в течение которой трудовой процесс не осуществляется по различным причинам.

Рабочее время руководителя затрачивается на выполнение определённых задач управления, входящих в его должностные обязанности и направленных на управление деятельностью организации и людьми:

1. Составление плана деятельности, куда входит постановка задач на предстоящий период работы и программирование необходимых для их выполнения мероприятий.

2. Организация деятельности как в масштабе всего предприятия, так и в рамках его функциональных подразделений.

3. Планирование ресурсов рабочей силы, ее подбор, ознакомление с производством и обучение.

4. Руководство персоналом, его мотивирование, информирование и сотрудничество с ним.

5. Принятие решений.

6. Контроль за выполнением поставленных задач и за эффективностью работы.

7. Совершенствование деятельности организации в целом.

Время, используемое разного уровня руководителями на управление и личное участие в выполнении заданий, может в зависимости от ситуации колебаться. Однако удельный вес времени, используемого на задачи управления, возрастает по мере перехода к высокому уровню производства.

Резервы времени абсолютно ограничены, поэтому встаёт вопрос о его рациональном использовании и экономии. Поэтому целесообразно проводить анализ затрат рабочего времени.

1.2 Анализ затрат рабочего времени руководителя

Для того чтобы управлять временем, сначала нужно проанализировать, как вы расходуете своё время, а затем определяются способы, с помощью которых можно повысить эффективность его использования.

Для этого требуется на протяжении дня записывать, на что тратится время. День можно разбить на равные промежутки времени. Записи делаются в течение недели, а затем производится их анализ. Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат. Полученные таким образом данные заносятся в таблицу, которая может иметь следующий вид:

Таблица 1. Анализ затрат рабочего времени

Можно добавить в таблицу столбцы с фиксированием запланированного времени на выполнение той или иной работы и получить при этом расхождение фактических и плановых затрат времени, что позволит более точно планировать подобные мероприятия в следующий раз.

В целях проведения детального изучения и анализа структуры затрат рабочего времени в течение каждого дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой выполненной работы по следующим критериям:

необходимость выполнения работы;

оправданы ли затраты времени на ее выполнение;

целесообразность выполнения работы;

сознательно ли определен временной интервал для ее выполнения.

Если в результате анализа окажется, что более чем на 10% деятельность являлась необязательной, то можно сделать вывод о том, что руководитель имеет проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе.

Если по второму критерию фактические затраты времени отличаются от плановых более, чем на 10%, то можно считать затраты на выполнение такой работы не оправданными.

Если более чем в 10% случаев расход времени был велик, то особое внимание следует обратить на вопросы организации труда (технические приемы, самодисциплина и т.п.).

Если более чем в 10% случаев исполнение работ было нецелесообразным, то внимание руководителя должно быть обращено на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.

Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен случайно, то руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.

Многие руководители должны понять, что, только научившись управлять временем, можно управлять всем остальным. Для того чтобы обеспечить эффективное управление временем, необходимо в первую очередь знать, как вы его используете в текущий период, а затем изменить распределение времени на выполнение тех или иных действий. Компания IBM провела исследование, в результате которого было выявлено четыре вида деятельности, которые отнимают у руководителя более 50% времени:

1. Участие в собраниях и совещаниях.

2. Чтение и составление деловых документов.

3. Телефонные звонки.

4. Поездки.

Результаты исследований свидетельствуют о том, что во многих случаях наши предположения о длительности использования времени бывают ошибочными: часто недооценивается расход времени на телефонные переговоры, чтение корреспонденции, написание отчётов и составление планов и в то же время преувеличивается расход времени на собрания и беседы с другими людьми.

В связи острым дефицитом времени любого руководителя планирование работы является одной из самых важных составляющих его деятельности.

1.3 Планирование рабочего времени руководителя

При планировании своей работы руководитель должен определить цели и задачи на ближайшее время.

Любая цель имеет смысл только тогда, когда установлены сроки её воплощения и сформулированы желаемые результаты. Поэтому после определения цели руководитель составляет для себя индивидуальную программу мероприятий для решения поставленных задач. Выбор цели - это мыслительная деятельность, направленная на получение результата, а мероприятия - это практические действия.

Выполнение определенных задач и достижение намеченных целей всегда происходит в условиях дефицита времени, поэтому после определения мероприятий, необходимых для достижения цели, нужно выяснить, сколько времени потребуется для их выполнения. При планировании своей работы руководитель должен установить точные сроки выполнения каждой из задач, содержащихся в индивидуальном плане. Аналогично комплексным планам управленческой деятельности планы индивидуальной работы руководителей также составляются на квартал, месяц, неделю. Кроме этого, существует еще и оперативный план на один день.

Планирование предполагает постепенное продвижение вперёд, разложение общей задачи на частные с тем, чтобы различные мероприятия можно было распределить по времени их реализации. В конце уходящего года следует определить наиболее существенные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев - годовой план.

Квартальный план составляется на основе годового плана. В течение года через равные промежутки времени анализируются события истёкшего периода и при необходимости вносятся изменения в план на ближайшие три месяца, определяются задачи, которые необходимо исключить из него, и задачи, которые следует добавить в план или перенести на следующий квартал.

Из квартального плана задачи переходят в месячные планы, составление которых осуществляется с большей детализацией (расход времени указывается в часах). В этих планах устанавливается также время для решения дополнительных задач.

Исходя из месячного плана, составляется план на неделю. Недельные планы предполагают еще более детальную проработку, более точный прогноз на предстоящий период. Планирование работы на неделю может включать:

¦ определение центральной задачи (на которой необходимо сконцентрировать усилия на этой неделе);

¦ выявление задачи, требующей наибольших затрат времени;

¦ определение обязательных задач (которые необходимо начать или подготовить к завершению на этой неделе);

¦ выполнение рутинной работы (телефонные разговоры, совещания и т.д.);

¦ определение задач, которые следовало бы решить на этой неделе (возможные задачи).

Дневной план составляется на базе недельного. В нем фиксируются задачи и дела, которые должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня. Дневной план представляет собой последнюю и самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей.

План работы руководителя на день представлен в приложении 1.

Эффективно управлять исполнительским и творческим временем, реально и точно его рассчитывать помогает еженедельник. Он является средством напоминания о делах, совещаниях, встречах. В еженедельнике каждое мероприятие записывается на тот день, в который оно должно быть выполнено.

Планирование позволяет обеспечить рациональное использование времени, достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени.

Практика показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на решение непосредственно управленческих проблем.

1.4 Организация рабочего дня руководителя

Разобрав причины дефицита времени и инвентаризацию времени, можно поговорить и об основных организационных принципах распорядка дня. Самый главный принцип: "Работа должна подчиняться мне, а не наоборот".

Самое главное в работе - это найти свой личный стиль, он будет самым лучшим. А следующие правила и принципы могут послужить импульсами для составления распорядка дня, но они не носят характера обязывающих рекомендаций.

Все организационные принципы можно условно разделить на три группы:

Начало дня:

1. Начинать день с позитивным настроением (для каждого дня нужно находить какое-нибудь позитивное начало, т.к. тот настрой, с которым приступаете к предстоящим задачам, имеет немаловажное значение для будущих успехов и неудач).

2. Хорошо позавтракать и без спешки - на работу (старт с точностью до наоборот очень легко может испортить настроение на целый день).

3. Начинать работу нужно в одно и то же время (человек - пленник привычек, а таким образом можно приступать к работе в определенное время дня).

4. Перепроверка плана дня (это нужно для того, чтобы переоценить степень важности и срочности, поставленных накануне целей и задач, т.к. план на день должен быть реалистичным).

5. В начале - ключевые задачи (начинать нужно с дел, имеющих больший приоритет).

6. Приступать без "раскачки" (различные социальные контакты, типа приветствий, обсуждения последних новостей, нужно перенести на менее напряженное время).

7. Согласовывать план дня с секретарем (т.к. секретарь является важнейшим партнером менеджера, (когда речь идет о создании оптимальных условий для деятельности), то с ним нужно согласовать все сроки, приоритеты, цели, и тогда он будет эффективнее работать и оградит от всех ненужных помех).

8. Утром заниматься сложными и важными делами (когда возникнут текущие дела и разного рода отвлечения, уже не получится уделить достаточно времени на важнейшие вопросы).

Основная часть дня:

1. Хорошая подготовка к работе (ею можно существенно рационализировать и сэкономить общее рабочее время).

2. Влиять на фиксацию сроков (установленные ранее сроки принимаются безоговорочно; но нужно стараться, обговаривая сроки, которые плохо укладываются в собственные планы, приспосабливать их к своим интересам, тем самым получая альтернативные варианты).

3. Избегать действий, вызывающих обратную реакцию (перепроверяйте все свои акции (согласование сроков, визиты, письма, телефонные разговоры) с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции).

4. Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы (отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит к забвению на более или менее длительное время первостепенных задач, а это влечет за собой дополнительные затраты времени и средств).

5. Избегать незапланированных импульсивных действий (импульсивное отклонение от разработанного плана снижает производительность, поскольку не соблюдаются установленные приоритеты).

6. Своевременно делать паузы / соблюдать размеренный темп (нужно рассматривать паузы не как трату времени, а как подзарядку энергией во время отдыха; но злоупотреблять ими тоже нельзя, может исчезнуть способность к концентрации).

7. Небольшие однородные задачи выполнять сериями (необходимо расправляться с мелочами (телефонные звонки, "летучки", диктовка писем, чтение корреспонденции), объединяя однородные задачи в блоки).

8. Рационально завершать начатое (отвлечение от основной задачи стоит немало времени, т.к. по возвращении к ней приходится вновь повторять уже проделанное; вследствие такого нарушения систематичности в работе существенно ограничиваются способности к творчеству и решению проблем).

9. Использовать временные промежутки (не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени, уходящие на ожидания, используйте их с наибольшей пользой).

10. Работать антициклично (в течение более спокойного дообеденного периода старайтесь решать самые важные из запланированных задач; "беспокойный" период используйте для выполнения дел, запланированных "про запас").

11. Выкраивать спокойный час (необходимо каждый день резервировать одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого никто не будет беспокоить - это время для себя; используйте это время для важных, но не срочных, носящих долговременный характер, например для повышения уровня квалификации).

12. Контролировать время и планы (наряду с отслеживанием своего времени, необходимо перепроверять свои планы дня с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов).

Конец дня:

1. Завершать несделанное (завершение небольших начатых дел, отсрочка которых может привести к дополнительным затратам труда, например просмотр корреспонденции).

2. Контроль за результатами и самоконтроль (сравнение намеченного в распорядке дня объема работы с реально выполненной).

3. План на следующий день (нужно разработать план на следующий день с установлением целей, приоритетов и т.п.).

4. Домой с хорошим настроением (нужно радоваться предстоящему заслуженному отдыху после трудового дня и не переносить проблемы на работе в семью).

5. Каждый день должен иметь свою кульминацию (в смысле позитивного образа жизни важно осознать, какое качество и какую ценность имеет каждый день для жизни руководителя; нужно каждый прожитый день по возможности делать в целом удавшимся днем).

В приложении 2 рассмотрено составление планов дня с помощью метода "Альпы".

Таким образом, применяя на практике организационные принципы начала, середины и конца дня, руководитель сможет составить свой собственный распорядок дня и руководствоваться им в своей повседневной деятельности.

Значительную часть рабочего времени руководитель проводит в своём кабинете, где он принимает посетителей, ведёт телефонные переговоры, просматривает деловые бумаги и принимает самые важные решения по тем или иным управленческим вопросам. Поэтому правильная организация рабочего места руководителя экономит его физическую и умственную энергию, способствует повышению эффективности его труда.

1. 5 Организация рабочего места руководителя

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.

Большое значение имеет декоративное оформление кабинета, рабочего места: шторы, цветы, красивые светильники. Разумеется, художественно-выполненная расстановка мебели, поддержание чистоты улучшают настроение, снижают усталость.

Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м 2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планёрок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2.

Организация рабочего места руководителя включает выбор его правильной планировки, применение таких систем обслуживания, средств связи и условий труда, которые обеспечивают: удобство, быстроту и высокое качество выполнения функций управления; непрерывность связи и регулярность поступления необходимой и достоверной информации; рациональное использование рабочего времени; комфортность условий труда и, как следствие, - высокую работоспособность и производительность труда руководителя.

Под рабочее место руководителя отводится отдельное помещение, которое должно содержать три зоны:

1) личной работы;

2) коллегиальной деятельности;

3) дружеского общения.

Зона личной работы располагается в наиболее освещенной части кабинета. Она оснащается рабочим столом и столом-приставкой, рабочим креслом, столом и креслами для посетителей, современным организационно-техническим оборудованием.

Зона коллегиальной деятельности оборудуется с учетом требований организации совещательной работы с людьми. Она комплектуется специальным столом, стульями и креслами. Необходимо иметь карандаши, ручки, листы чистой бумаги, воду, стаканы. Если при проведении совещаний используется техника, она должна быть соответствующим образом расставлена.

Зона дружеского общения комплектуется журнальным столиком, двумя-тремя креслами и обеспечивается прохладительными напитками. Эта зона должна находиться в стороне от первых двух зон. Своим оформлением она призвана предрасполагать к дружеской, неофициальной атмосфере общения.

Рабочий стол - это основное рабочее место руководителя. Ему приходится работать с большим количеством документов, поэтому стол должен быть удобным и вместительным. Важно эффективно использовать рабочую поверхность стола. На нем не должно быть документов, папок и других предметов, ненужных для выполнения данной работы. Рекомендуется на левой стороне стола располагать неисполненные документы, а на правой - исполненные. На столе руководителя находятся только предметы, необходимые для оперативной работы: лампа, календарь-еженедельник, органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записи. Текущие документы, с которыми он работает в течение дня, раскладываются на многоярусных лотках.

Все, что постоянно требуется во время работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки, чтобы эти предметы можно было взять не вставая, причем каждый из них должен лежать на установленном месте. Беспорядочное расположение материалов вызывает потерю рабочего времени, снижение эффективности и производительности труда.

В комплект мебели для кабинета руководителя входят также подъемно-поворотное кресло на колесиках с подлокотниками, кабинетная стенка, стол (тумба) для средств связи и оргтехники, стол и стулья для приема посетителей. Также необходимы большие настенные часы, которые были бы видны из любой точки кабинета.

Рабочее место руководителя должно быть оснащено средствами связи и автоматизированной системой информации, которые включают в себя: коммутатор директорский; телефонный комплекс связи; устройство "Автонабор"; переговорное устройство; компьютер; принтер-сканер-копир; модем и другое по необходимости.

Размещение документов, канцелярских принадлежностей и оргтехники на рабочем столе и внутри него должно быть удобным для работы.

Соблюдение санитарно-гигиенических норм в рабочем кабинете, его озеленение, цветовая композиция, освещённость и другие мероприятия также позволят улучшить условия и режим работы руководителя.

1. 6 Улучшение условий и режима работы

Соблюдение санитарно-гигиенических норм в рабочем кабинете способствует росту производительности труда руководителя. Поддержание чистоты рабочего места делает его привлекательным, повышает работоспособность, улучшает настроение, снижает утомляемость. Общегосударственные нормативы санитарно-гигиенических условий работы служащих приведены в приложении 3.

Благоприятно влияет на работу озеленение служебного помещения. Растения не только улучшают воздух, обогащая его кислородом, но и снижают нервное и зрительное переутомление, выполняют декоративную функцию.

На производительность управленческого труда отрицательно влияет наличие шума. Поэтому дверь желательно иметь с обивкой, перегородки должны быть звукоизоляционными, ковёр на полу также поглощает звуки. Пластиковые окна позволяют значительно снизить уличный шум, особенно если окна выходят на оживлённую дорогу. Проблема притока свежего воздуха решается применением кондиционера.

Важнейшим фактором, влияющим на производительность труда, является освещённость рабочего места. Помещение, по возможности, должно иметь естественное освещение. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи. Свет должен падать на рабочую поверхность стола с левой стороны или спереди. Освещение рабочего места может быть общим (светильники на потолке) или местным (настольная лампа).

Цветовая композиция рабочего помещения должна способствовать снижению утомляемости, поддержанию бодрого настроения у человека. Создание определённого цветового климата основывается на установленной наукой закономерности влияния цвета окружающей среды на зрение и нервную систему человека. Светло-голубые тона кажутся холодными; зелёный цвет считается оптимальным для глаз, он действует успокаивающе, снижает внутриглазное давление, благотворно влияет на кровообращение и слух. Красно-жёлтый и оранжевый цвета эмоционально согревают. Красный цвет возбуждает нервную систему. Помещение, окрашенное в светлые тона, кажется шире, создаётся зрительное впечатление большого объёма.

В зависимости от характера работ целесообразно планировать их выполнение с учетом известного в психологии периода "нулевой утомляемости", показанного на графике изменения работоспособности в течение рабочего дня (рис. 1).

Рис. 1. График изменения работоспособности в течение рабочего дня

В соответствии с этим проблемами, разрешение которых требует интенсивных затрат умственной энергии и глубокого анализа, следует заниматься в дообеденные часы. Наименее производительное время можно отвести для несложных и второстепенных вопросов (разбор почты, прием посетителей и т.д.).

Однако следует учитывать личные психологические особенности руководителя, и по возможности составить свой собственный график. В этом может помочь тест, который определяет, в какое время суток (утро или вечер) вы наиболее деятельны. Тест называется "Жаворонок или Сова?" и приводится в приложении 4.

В процессе работы не следует забывать об отдыхе и о поддержании и сохранении своего здоровья, что поможет не только улучшить самочувствие и позитивно смотреть на жизнь, но и позволит избежать потерь времени из-за плохого самочувствия или душевного дискомфорта. Об этом более подробно мы поговорим в следующей главе.

1. 7 Ортобиоз, слагаемые ортобиоза

Результаты конкретных исследований здоровья человека, факторов, влияющих на его состояние, показали, что здоровье человека зависит от:

¦ состояния медицины - на 10%;

¦ влияния экологических факторов - на 20-25%;

¦ генетических факторов - на 20%;

¦ условий и образа жизни - на 50%.

Человек способен многое сделать для сохранения чувства "звенящего здоровья и лучезарного благополучия".

И вот здесь в помощь ему приходит удивительная наука - ортобиотика, содержащая неоценимые уроки самосбережения здоровья и жизненного оптимизма, обосновавшая идеи и правила ортобиоза - разумного образа жизни.

Воспринимая и осваивая достижения сопредельных наук, ортобиотика пользуется преимуществом своей методологии: само понятие "здоровье" она рассматривает как единство трёх составляющих - физического, психического и нравственного. И главным своим содержанием она обращена к созиданию личного ортобиоза, разработке индивидуальной технологии здорового образа жизни.

Рассмотрим три составляющих здоровья.

Физическое здоровье предполагает отсутствие у человека болезней или физических дефектов. Физическое здоровье оценивается по различным критериям функционирования организма: температура тела, давление и т.п.

Самым главным для поддержания физического здоровья является предупреждение заболевания - так называемая профилактика болезни. Наилучших результатов удаётся достичь с помощью физической тренировки и закаливания своего тела. Всё это повышает работоспособность человека и тренирует его защитно-приспособительные реакции. Поэтому занятия физической культурой и спортом предупреждают развитие различных заболеваний и способствуют их более быстрому излечению при появлении.

Закаливание организма - система процедур, способствующих повышению сопротивляемости организма неблагоприятным воздействиям внешней среды, выработке условнорефлекторных реакций терморегуляции, с целью её совершенствования. При закаливании вырабатывают устойчивость организма к охлаждению и тем самым к т.н. простудным и некоторым другим заболеваниям.

Психическое здоровье. Психически здоровый человек характеризуется его возможностями противостоять стрессовым ситуациям.

Время от времени все мы переживаем стресс. Стрессовые ситуации случаются в нашей жизни почти ежедневно. Стресс подстерегает нас не только на работе, но и на улице, в кафе, за рулем автомобиля, и даже дома. Мы испытываем стресс, когда не успеваем сделать работу в срок, улаживаем финансовые вопросы и решаем бытовые проблемы.

Независимо от восприятия стрессовых ситуаций, хронический (или долговременный) стресс очень вреден для нашего здоровья. Тяжело бороться со стрессом, если походу вам приходится решать множество сложнейших вопросов, однако уменьшение уровня стресса не менее важно, чем переход на здоровое питание или занятия спортом.

В стрессовых ситуациях ускоряется сердечный и дыхательный ритм, повышается кровяное давление и увеличивается мышечное и нервное напряжение. Учитывая эти реакции организма, неудивительно, что хронический стресс может вызвать необратимые изменения, приводящие к сердечным заболеваниям и психическим расстройствам.

Реакция расслабления или релаксации может противодействовать стрессовой реакции, тем самым уменьшая вредные изменения в организме, вызванные стрессом. Бороться со стрессом можно с помощью техник релаксации.

Некоторые техники релаксации: медитация; создание управляемых психических образов; концентрация мысли; дыхательная гимнастика; расслабление мышц; йога; гимнастика Тай-Цзи-Цюань и др.

Руководитель должен изучить несколько техник релаксации и выбрать ту, которая ему наиболее подходит. Результаты при регулярном использовании техник релаксации: уменьшение симптомов стресса и тревожности; отсутствие отрицательных эмоций и мыслей, а также навязчивых страхов и состояний; улучшение концентрации внимания и обострение восприятия; укрепление иммунитета и улучшение сна; увеличение работоспособности и эффективности работы.

Так что любой руководитель должен уметь расслабиться. Как говорится, кто не может найти время на расслабление, тому придется найти время на лечение.

Духовное здоровье проявляется в связи человека со всем миром и выражается в религиозных чувствах, чувстве красоты и мировой гармонии, чувстве восхищения и благоговения перед жизнью.

К основным его признакам и показателям относят:

а) гуманистические способы воздействия на себя и на окружающих;

б) переживания постоянной радости от жизни как таковой;

в) целостность внутреннего мира, которая задается системой правил и суждений, принятых для себя человекам осознанно (то, что мы называем "жизненной философией");

г) стремление к созданию новых ценностных качеств внутри изначального восприятия жизни как ценности.

Таким образом, здоровье - это необходимое условие активной и нормальной жизнедеятельности руководителя. Серьезные нарушения в этой сфере влекут за собой изменения в привычном образе жизни, сложившейся практике отношений с окружающим миром, возможную утрату профессиональной работоспособности, а в целом - вынужденную коррекцию планов на будущее.

В следующей части курсового проекта рассматривается практическое применение различных методов, законов и принципов в технике личной работы руководителя; выявляются проблемы руководителей в организации труда, реализации ортобиоза и самооценки развития личности; предлагается программа самосовершенствования и развития для руководителя.

2. Практическая часть

2.1 Признаки " слабого " руководителя в связи с недостатками в организации труда

Качества сильного руководителя есть не более чем цель, к которой нужно стремиться. Так что в жизни вряд ли найдется менеджер, на все 100% соответствующий этим требованиям. Но вместе с тем любой руководитель должен на все 100% не соответствовать характеристикам слабого управленца. Ведь знать, каким не надо быть - это первый шаг к тому, чтобы найти свой путь и стиль в менеджменте.

Итак, каковы же общепризнанные, типичные черты "слабого" (плохого) руководителя?

1. Всегда сталкивается с массой неожиданных, непредвиденных обстоятельств и тратит на их устранение колоссальное количество времени и сил. Происходит это потому, что он, во-первых, не может предугадать, почувствовать приближение проблем какого-либо рода и подготовиться к ним заранее и, во-вторых, все время занимается второстепенными вопросами, выпуская из вида главное - стратегические задачи, которые, если пустить их на самотек, порождают эти самые злополучные "непредвиденные обстоятельства".

2. Убеждён, что знает дело и умеет его делать лучше всех, поэтому все старается делать сам. В основе этого - непонимание как минимум двух важнейших аксиом менеджмента, а именно:

а) абсолютно нормальным является то, что ежедневно руководитель должен решить гораздо больше задач, чем он физически способен. Поэтому грамотный профессиональный менеджер распределяет часть задач среди своих подчиненных, делегируя им также и соответствующие полномочия. Он вынужден это делать и хорошо знает, как это делать правильно;

б) абсолютно нормально, что многие работники знают свое дело не хуже, а лучше, чем шеф. Кто производит - тот не управляет, кто управляет - тот не производит. Дело шефа - управлять (производить нечто руками других людей), а не исполнять все, что нужно, самому. Профессиональный менеджер организует людей на труд и знает, как делать это максимально эффективно.

3. Занят делами, старается вникать во все, поэтому практически не имеет времени. Зачастую гордится своей занятостью. Принимает посетителей, одновременно разговаривает по телефону, подписывает приказ и дает устные распоряжения подчиненным. Если такой стиль работы не является имитацией бурной деятельности, что, конечно же, встречается, то его можно назвать стилем Юлия Цезаря. Как известно, римский император славился своей возможностью делать несколько дел одновременно. Думаю все же, что для современного руководителя - это не лучший пример для подражания: ведь Юлий Цезарь плохо кончил. И в этом смысле никто не может быть исключением.

4. Заваливает бумагами письменный стол. При этом совершенно непонятно, какие из них важные, какие срочные, а какие вообще не нужны. Зачастую при таком "порядке" на рабочем столе руководитель не только не может найти нужную ему в данный момент бумагу, служебный документ, но и демонстрирует окружающим (прежде всего сотрудникам) неумение или нежелание организовывать свой труд, устанавливать приоритеты в делах.

5. Работает с раннего утра и до позднего вечера, порой даже по ночам. В этом случае руководитель часто производит вид человека, загруженного до предела, не дающего спуску ни себе, ни подчиненным. Ничего, кроме сожаления, такой руководитель не вызывает. Почему? Потому что он явно игнорирует основные заповеди эффективного управления. Эти заповеди таковы:

а) каждое дело занимает все время, которое отпущено для его выполнения;

б) работа больше восьми часов в день крайне непродуктивна, и за нее платится слишком высокая цена.

6. Его портфель "раздут" от бумаг, которые руководитель носит с работы домой и назад. Единственная реальная польза от этого состоит в том, что перетаскивание портфеля может в некотором смысле заменить физические упражнения. Папка для бумаг, легкий дипломат - вот к чему нужно стремиться.

7. Решение любого, а тем более важного вопроса старается отложить. Он надеется на то, что вопрос либо решится сам, либо его решит кто-то другой. Кроме того, если он берется за решение проблемы, то никогда не доводит дело до конца. В результате груз нерешённых проблем начинает все больше и больше давить на него, вынуждая совершать управленческие ошибки.

8. Обладает "чёрно-белым" мышлением. Все видит только белым или только чёрным, его оценки всегда однозначны, категоричны, не имеют оттенков. Это приводит к тому, что руководитель теряет возможность достигать компромисса. "Пан или пропал!" - не лучший девиз для менеджера.

9. Придает слишком большое значение случайным, несущественным деталям, не умеет отличить главное от второстепенного, важное от неважного, существенное от несущественного. Он раздувает детали, склонен из мухи делать слона.

10. Старается принять наилучшее решение вместо выполнимых. При этом руководитель забывает о том, что ни одно решение, управленческое тем более, не может устраивать абсолютно всех, всем без исключения нравиться. Искусство управления, кроме всего прочего, заключается еще и в том, чтобы выбирать решение не из множества возможных (идеальных), а из реально имеющихся, реально выполнимых. Максимально эффективное решение при минимальном ущемлении интересов - главный ориентир современного руководителя.

11. Старается приобрести репутацию хорошего руководителя и делает это оригинальным образом - либо фамильярничая с подчиненными (вариант "рубаха-парень"), либо, используя принцип открытых дверей, когда в его кабинет идет кто хочет, когда хочет и по какому угодно вопросу.

12. Старается избегать ответственности, склонен валить вину на других, короче говоря, ищет "козла отпущения".

13. Присваивает себе успехи своего коллектива и отдельных его сотрудников, следуя принципу "их успехи были бы невозможны без моего чуткого руководства".

Что ж, слабый руководитель обнаруживает свою слабость, даже несмотря на свой грозный вид. Он совершает множество управленческих ошибок, порой элементарных. Основные из них рассмотрены в приложении 5.

Устраняя свои слабые стороны, руководитель также должен стремиться наиболее рационально использовать своё рабочее время для того, чтобы успеть выполнить свои профессиональные обязанности и привести организацию к успеху и процветанию. В этом ему помогут закон Парето и принцип Эйзенхауэра.

2.2 Закон Парето и принцип Эйзенхауэра в технике личной работы руководителя

Закон Парето. Этот принцип оказал огромное и незаметное широкой публике влияние на многих преуспевающих людей, но остается одной из величайших тайн нашего времени. Даже те немногие из осведомленных о нем, кто знает и применяет его, используют лишь небольшую долю его мощи.

Что мы называем законом Парето или принципом 80/20?

Принцип 80/20 гласит, что небольшая доля причин, вкладываемых средств или прилагаемых усилий, отвечает за большую долю результатов, получаемой продукции или заработанного вознаграждения. Например, на получение 80% результатов, достигаемых в работе, у вас уходит 20% всего затраченного времени. Выходит, что на практике 4/5 приложенных вами усилий (немалая доля) не имеют к получаемому результату почти никакого отношения.

Таким образом, принцип 80/20 утверждает, что диспропорция является неотъемлемым свойством соотношения между причинами и результатами, вкладываемыми и получаемыми средствами, прилагаемыми усилиями и вознаграждением за них. Выражение "80/20" хорошо описывает данную диспропорцию: 20% вложенных средств ответственны за 80% отдачи; 80% следствий проистекают из 20% причин, 20% усилий дают 80% результатов.

Множество примеров, подтверждающих справедливость Принципа 80/20, можно найти в области бизнеса. 20% ассортимента продукции дают обычно 80% от общего объема продаж в денежном выражении, то же самое можно сказать о 20% покупателей и клиентов. Кроме того, 20% ассортимента продукции или 20% покупателей обычно приносят компании 80% прибыли.

Возьмем наше общество. 20% преступников совершают 80% преступлений; 20% водителей виновны в 80% дорожно-транспортных происшествий; 20% вступивших в брак ответственны за 80% разводов (те, которые постоянно то вступают в брак, то разводятся, сильно искажают статистику, что дает пессимистично-однобокую картину нестабильности заключаемых браков). Наконец, 20% детей используют 80% возможностей, предоставляемых системой образования в данной стране.

И даже дома: на 20% ваших ковров приходится 80% воздействий, ведущих к их износу. 80% всего времени вы носите 20% имеющейся у вас одежды. 80% всех ложных тревог при срабатывании противоугонной сигнализации вызывается 20% возможных причин.

Двигатель внутреннего сгорания также великолепно подтверждает справедливость Принципа 80/20: 80% энергии, выделившейся при сгорании топлива, теряется, а колесам передается лишь 20% всей энергии. Эти 20% топлива производят 100% всего движения.

Математическая зависимость, которая легла в основу принципа 80/20, была обнаружена более ста лет назад, в 1897 году, итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848-1923). Его открытие называли по-разному, в том числе принципом Парето, законом Парето, правилом 80/20, принципом наименьшего усилия, принципом Дисбаланса.

Принцип 80/20 имеет огромную важность по той причине, что он противоречит тому, что мы привыкли считать логичным. Мы вправе ожидать, что все факторы имеют приблизительно одинаковое значение. Однако заблуждение является одним из самых не соответствующих действительности, вредных и глубоко укоренившихся в наших мозгах.

Принцип 80/20 также гарантирует, что когда мы узнаем действительное соотношение, то сильно удивимся уровню этого дисбаланса, потому что каким бы ни оказался действительный уровень дисбаланса, он скорее всего превзойдет наши ожидания.

Таким образом, любой руководитель, в обязанности которого входит принятие важных решений, должен знать и применять закон Парето в своей работе. Это не только позволит ему сэкономить время, но и направит организацию на путь успешного развития.

Расстановка приоритетов по принципу Эйзенхауэра. Расстановка приоритетов - это когда руководитель ежедневно решает, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей.

Принцип Эйзенхауэра поможет приступать к своим задачам и работе по порядку в соответствии с расставленными приоритетами. И для этого прежде всего нужно спросить себя: являются ли данные дела важными или срочными?

Согласно принципу Парето 20% задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными. Исполнение важных дел приближает к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя внимание, не оказывая при этом большого влияния на цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Чтобы достичь наилучших результатов, руководитель должен потратить большую часть своего времени на действительно важные дела и задачи.

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия - важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования руководителю необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед ним задачи. И тогда у него выстроится иерархичный список, благодаря которому он будете знать что, когда и как нужно делать.

Иерархичный список Эйзенхауэра (рис. 2):

А-приоритет : это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

В-приоритет : важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто нужно регулярно выделять себе время на выполнение дел В и найти им место в своём расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит руководителя к намеченной цели. Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И всё же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

С-приоритет : навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, "умение отправлять делегации") или говорить "нет". С помощью этого выигрывается время для решения важных задач из группы В.

D - п риоритет : сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Можно спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще. Следует сознательно оградить себя на время от выполнения дел D, которые позволяют отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

Рис. 2. Расстановка приоритетов

Правильная расстановка приоритетов:

1. Распределить все задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом, отделяется "нужное" от "бесполезного".

2. Помнить: "важное" коренным образом отличается от "срочного". "Важное" приближает намеченную цель, но при этом оно не обязательно является "срочным". "Срочное" же, наоборот, требует непосредственного внимания.

3. Обратить внимание на так называемое "правило преимущества": "важное" стоит перед "срочным". Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Нужно постараться не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

4. Для разумного планирования времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинать работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня руководитель не успел справиться со всеми задачами и делами из группы А, то стоит продолжать работу с ними и на следующий день. И не делать других заданий, пока не закончит с первыми.

5. Каждый день работать над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами руководитель должен также думать о своих "стратегических" важных задачах и целях. Только так можно уже сегодня обеспечить себе "завтрашний" успех.

Таким образом, руководитель должен уяснить себе раз и навсегда, что у него никогда не хватит времени на все то, что хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от него остальные. Нужно позаботиться о том, чтобы использовать своё время лишь на действительно важные для руководителя вещи, которые могут приблизить поставленную им перед собой цель. А время можно выиграть лишь в том случае, если научиться говорить "нет" и отказываться выполнять необязательные дела.

Используя закон Парето и принцип Эйзенхауэра в технике личной работы, составляя план на день и контролируя его выполнение в течение дня, руководитель не должен забывать в конце дня подвести итог, как советует Лотар Зайверт, методом "5 пальцев".

2.3 Метод " 5 пальцев " в организации самоконтроля руководителя

Подведение итогов дня по методу "5 пальцев":

Б (большой палец) - бодрость (как себя чувствовал сегодня? что сделал для поддержания и укрепления своего здоровья?);

У (указательный палец) - успехи (чем занимался и каких результатов при этом добился?);

С (средний палец) - состояние духовное (какое у меня преобладало настроение и расположение духа?);

Б (безымянный палец) - благодеяния (помог ли я кому-нибудь? какую услугу оказал, поддержал чем-либо, дал полезный совет? чем порадовал близких?);

М (мизинец) - мышление (что нового я сегодня узнал? какой вопрос обдумал и к какому выводу пришёл?).

Рис. 3. Метод "5 пальцев"

Само собой этот метод не является универсальным. Я считаю, что при необходимости его составляющие можно заменить такими, какие наиболее всего отражают потребности конкретного руководителя, либо дополнить другими.

Но в целом, такой метод позволит руководителю охватить значительную часть важных составляющих его деятельности, а именно: здоровье; достижение целей; позитивный взгляд на жизнь и противодействие стрессам; поддержание авторитета и уважения со стороны подчинённых; самосовершенствование и развитие.

Что касается здоровья и проблем его поддержания, то это тема для отдельного разговора.

2.4 Проблемы при реализации ортобиоза на уровне руководства

Одной из основных проблем при реализации ортобиоза на уровне руководства в нашей стране является нехватка времени. К сожалению, в России с давних времён сложилось представление о руководителе, как о человеке с минимальным количеством свободного времени, и чем меньше времени имеет руководитель, тем более значительной персоной он кажется. Но на самом деле это лишь говорит о низком уровне самоменеджмента. Всегда можно и нужно находить время для физических упражнений, релаксаций и других форм поддержания своего здоровья.

На мой взгляд, наиболее подходящее время для занятий физическими упражнениями, является утро и первая половина дня. Но в то же время этот период характеризуется наибольшей работоспособностью и отводится на решение наиболее важных вопросов. Выходом из этой ситуации является утренняя гигиеническая гимнастика, проводимая дома или в спортзале до начала работы. Помимо специфического влияния, облегчающего процесс перехода от состояния покоя к состоянию активного бодрствования, выполнение упражнений утренней гимнастики увеличивает уровень общей физической активности человека.

Подобные документы

Механизм управления рабочим временем руководителя отдела подбора персонала ООО "ИНКОМ-Недвижимость Севастопольское". Содержание труда руководителя и структурирование затрат его рабочего времени. Рекомендации по использованию рабочего времени руководителя.

дипломная работа , добавлен 26.01.2013


Сущность планирования рабочего времени. Эффективное обучение тайм-менеджменту. Анализ планирования рабочего времени руководителя на примере OOO "ФЛИНТ-КCИ" и разработка рекомендаций по его оптимизации. Причины дефицита времени и его инвентаризация.

курсовая работа , добавлен 30.10.2012


Функции планирования на предприятии. Основные обязанности руководителя. Организация труда руководителя, планирование его времени (тайм-менеджмент). Рекомендации для составления недельного плана. Планирование времени специалиста, его обязанности.

реферат , добавлен 08.06.2014


Сущность и характеристика труда руководителя, его отличительные особенности и делегирование полномочий. Основные моменты работы с документами и прием посетителей. Особенности организации рабочего места руководителя. Планирование рабочего времени.

реферат , добавлен 17.10.2010


Специфика и методы совершенствования деятельности руководителя, а так же условий управленческого труда. Практическое планирование совершенствования труда руководителя и экономии рабочего времени на примере ООО "МегаТэкс". Циклограмма рабочего дня.

курсовая работа , добавлен 03.02.2009


Анализ использования времени в работе менеджера, его биологический ритм и пики работоспособности. Фотография рабочего дня и хронометраж. Факторы сокращения потерь рабочих часов. Причины дефицита времени, основные методы тайм-менеджмента в организации.

курсовая работа , добавлен 14.07.2010


Основные понятия, задачи и принципы управленческого труда, факторы, методы и условия его совершенствования. Планирование индивидуальной работы руководителя, взаимосвязь с комплексным планом управления организации. Классификация затрат рабочего времени.

лекция , добавлен 03.02.2009


Рабочее время: понятие, структура и значение. Основные принципы эффективного использования рабочего времени. Причины потерь и рационализация рабочего времени. Проблемы, мешающие рациональному использованию рабочего времени руководителя ООО "Раcсвет".

курсовая работа , добавлен 13.12.2012


Сущность и основные задачи учета рабочего времени. Особенности планирования и распределения рабочего времени руководителя. Управление рабочим временем, его контроль. Контроль за использованием рабочего времени как основной способ управления персоналом.

курсовая работа , добавлен 26.07.2010


Организационная структура и управление внутренней средой организации. Специфика мышления и поведения руководителя как условие эффективности управления. Практическое планирование труда руководителя и экономии рабочего времени на примере ООО "Омспецстрой".

Введение

Причины дефицита времени

Инвентаризация времени

Самоменеджмент

1. Постановка цели

2. Планирование

3. Принятие решений

4. Реализация и организация

5. Контроль

6. Информация и коммуникация

Заключение

Список литературы:

Введение

Ценен тот руководитель, который знает своё дело, умеет хорошо управлять и добиваться поставленных целей, независимо от его внешности и образования. Это главный стандарт настоящего руководителя. Но даже при наличии всех выше перечисленных навыков руководитель не будет успешным если он не будет правильно организовывать своё время и рабочий день. Ведь такой ресурс как время стоит на ряду со многими другими ресурсами: людьми, финансами и сырьём. Менеджер всегда находится в трёх измерениях в настоящем, прошлом и будущем. Время – необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. К сожелению в России с давних времён сложилось представление о руководителе, как о человеке с минимальным количеством свободного времени, и чем меньше времени имел руководитель, тем более значительной персоной он казался. Но на самом деле это лишь говорит о низком уровне самоменеджмента, который представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.

Здесь было бы уместно процитировать высказывания разных авторов о значении времени: Алан Лэкейн: “Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках своё время, держит в руках свою жизнь”; Питер Друкер: “Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим”; Ульрих Зиверт: “Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех и неудачу”.

Таким образом, мы можем смело сказать, что успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем.

Причины дефицита времени.

Для того, чтобы понять всю глубину проблемы необходимо понять, прежде всего, причины дефицита времени, которые заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент. Следовательно он не думает о других способах решения, которые возможно лучше, чем тот способ, который пришёл на ум первым.

2. Нагромождение работ. При этом руководитель начинает заниматься различными мелкими и не столь важными делами. У него нет чёткого распределения работ по степени важности и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов.

3. Постоянные доработки дома. При этом время отведённое на отдых расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности на следующий день и в конечном итоге ведёт к упадку здоровья.

4. Переутомление. Следствие длительной работы в условиях постоянной спешки.

5. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

6. Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации.

7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, а соответственно она пораждает хроническую нехватку времени.

Инвентаризация времени

Необходимо проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дифицитов времени. Симптомы тревожащей руководителя временной проблемы можно определить по следующим признакам:

1) отсутствие чёткого расписания работы на текущий день (руководитель не знает, что ему сегодня предстоит сделать в первую очередь, что – во вторую);

2) сектретарь не в курсе дел своего шефа (секретарь – прежде всего помощник своего руководителя);

3) несвоевременность ответа на деловые письма (потому что руководителю всё как-то некогда);

4) продолжение работы над деловыми бумагами дома, по вечерам (в служебные часы не хватает времени);

5) непрерывные помехи в работе, вызванные частыми телефонными звонками и наплывом посетителей (руководитель стремится со всеми разговаривать сам);

6) постоянное выполнение работы за своих подчинённых (в частности, и потому, что руководителю кажется: так надёжней);

7) большой поток всевозможных рутинных дел (руководитель буквально “тонет” в мелочах);

8) частая спешка при выполнении заданий со стороны вышестоящего руководства (очень часто вызвана несвоевременностью начала работы над ними).

Анализ использования времени

Анализ временных потерь

Менеджмента

Анализ использования времени.

Сперва необходимо проанализировать все виды деятельности в которых участвовал руководитель. Для этого могут использоваться такие таблицы, как:

· Анализ вилов деятельности и расхода времени;

· Листок дневных помех.

Анализировать можно с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. анализировать сильные стороны и слабые стороны.

Анализ временных потерь.

Необходимо вспомнить весь рабочий день и постараться понять где было затрачено времени больше, чем нужно для той или иной задачи. Только при этом можно понять какие были допущены временные ошибки.

Самоменеджмент

У самоменеджмента есть определённый круг правил и функций:

1. Постановка цели.

Это анализ и формирование личных целей.

· Значение постановки целей

Именно в постановке целей заключаются азы деятельности предприятий и его успешное будущее. Цель описывает конечный результат. Необходимо осознавать, что здесь понимается ни то, что мы делаем, а то ради чего мы это делаем. Цели – это своего рода вызов, который побуждает к действиям. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если мы заранее чётко не обозначим то, чего мы хотим. В свою очередь, чтобы поставить эти цели надо думать о будущем. Цель даёт ястность о том, в каком направлении необходимо двигаться. Без неё можно потеряться в мелочах и сойти с верного пути.

Постановка целей – это временный процесс, поскольку в течении деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, что приводит к необходимости изменения цели. Для самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим, а также не попасть туда куда нас хотят привести другие. Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. “Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще”.

· Нахождение целей

(анализ целей)

Чего я хочу?

· Ситуационный анализ

Что я могу?

· Формулировка целей

(планирование целей)

· Нахождение целей.

Для того, чтобы добиться успеха необходимо правильно выбрать цели. Для этого могут использоваться различные технологии. Необходимо ответить для себя на следующие вопросы:

Каких целей Вы хотите достичь?

Согласуются ли они между собой?

Существуют ли так называемая высшая цель и определённые промежуточные цели на пути к главной?

Знаете ли Вы, что Вы сами можете сделать для этого (сильные стороны) и над чем Вам ещё надо работать (слабые стороны)?

Одним словом, необходимо добиться ястности цели.

· Ситуационный анализ

Представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрать (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны).

Путём анализа своих способностей мы определяем, что вообще мы можем совершить, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей вы располагаете. Речь идёт о дальнейшем развитии этого потенциала. С другой стороны, мы должны ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных “качеств”, или принять меры к избавлению от этих недостатков.

Возможно также составление баланса своих крупнейших неудач и поражений и выделение, следствием отсутствия каких качеств они были. “Знать свои слабости – значит укреплять свои сильные стороны”.

Анализ “цель – средство”

В процессе анализа необходимые для достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией.

· Формулирование целей.

Это последняя ступень при постановки целей. Это конкретное формулирование практических целей для последующей стадии планирования. “Установить сроки – сформулировать результаты”.

При этом необходимо помнить о физическом состоянии, здоровье, о самообразовании и о своём культурном просвещении. Необходимо не брать на себя слишком много и устанавливать также краткосрочные цели, согласованные с достижением своих долгосрочных глобальных целей.

2. Планирование.

Разработка планов иальтернативных вариантов своей деятельности.

Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение времени. Главное преимущесто, достигаемое путём планирования работы состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. практический опыт говорит, что время затраченное на планирование приводит к сокращению времени на использование и в конечном счёте приводит к экономии времени в целом. Но при этом нельзя считать то, что чем больше времени мы тратим на планирование, тем больше времени мы сэкономим. У времени, как у многих других процессов, когда-то наступает оптимум, после которого дальнейшее планирование не имеет смысла. Но всё же, как я полагаю, если уделять хотя бы 10 минут в день, то можно с экономить до 2-х часов.